会議が終わった直後は、「まあ覚えているから大丈夫だろう」と思いがちです。
私も以前はそうでした。
しかしあるとき、議事録をきちんと残さなかったことが原因で、認識のズレが発生し、現場が混乱するという経験をしました。
この記事では、
- なぜ議事録を軽視してはいけないのか
- 何が起きたのか
- どう改善すべきだったのか
を、実体験ベースで整理します。
※本記事は特定のツールやサービスを紹介・推奨するものではありません。
議事録を作らなかった結果、何が起きたか
問題が起きた会議は、複数部署が関わる打ち合わせでした。
- 決定事項が多い
- 期限が曖昧
- 誰がやるかが口頭だけ
という、議事録が必須な条件がそろっていました。
それにもかかわらず、
「急いでいた」
「次の予定が詰まっていた」
という理由で、会議後に記録を残しませんでした。
数日後に起きた“ズレ”
数日後、次のようなズレが発生しました。
- 「その話は決まっていないはず」
- 「いや、会議で決まりましたよね？」
- 「誰がやるって話でしたっけ？」
結果として、
- 作業が止まる
- 上司に説明できない
- 会議をやり直す
という、完全な時間のロスが起きました。
わかりにくい議事録も同じくらい危険
別のケースでは、議事録は作ったものの、
- 要点が整理されていない
- 発言が時系列のまま
- 結論がどこかわからない
という状態でした。
これでは、
「記録はあるのに、誰も読まない」
という事態になります。
議事録で本当に大事なのは「全文」ではない
この経験から学んだのは、
議事録に必要なのは「全部書くこと」ではない、という点です。
重要なのは次の3つだけでした。
- 決まったこと
- 次にやること
- 担当者と期限
これが整理されていれば、
多少文章が粗くても問題は起きません。
会議後すぐに記録する習慣の重要性
もう一つ大きな反省点は、
「あとでまとめよう」と思ったことです。
人の記憶は驚くほど曖昧で、
- その場では理解したつもり
- 数時間後には抜け落ちる
- 数日後には解釈が変わる
ということが普通に起きます。
会議直後に記録することが、
最も正確な情報を残す方法でした。
議事録は「自分を守る記録」でもある
議事録は、単なる作業ではありません。
- 「言った／言わない」の防止
- 責任の所在の明確化
- 後からの確認資料
として、自分を守る役割も果たします。
実際、議事録があれば説明できた場面も多くありました。
まとめ：議事録は面倒でも、後で必ず助けてくれる
議事録を作らなかったこと、
あるいは雑に作ったことによる失敗は、
一度経験すると強く記憶に残ります。
- 会議が多い人
- 調整役を任される人
- 業務の引き継ぎが発生する人
ほど、議事録の価値は高いと感じています。
「少し面倒だな」と思ったときほど、
最低限の記録を残す。
それだけで、
仕事はかなり楽になります。
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