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問い合わせへの返信を、白紙から考える負担を減らしたい。そんなとき、AIには顧客の事情を丸ごと渡さず、「受け付けたことを伝える文章」だけを頼む方法があります。
この記事で目指す完成形は、例えばこの一文です。
お問い合わせを受け付けました。内容を確認のうえ、あらためてご連絡いたします。
これは当サイトが作った説明用の文例です。実際の顧客情報も、未確定の返金・期限の約束も入れていません。本文では、コピーできる依頼文と、出力を採用する前の見方まで紹介します。
氏名を「Aさん」に変えるだけでは不十分。住所や珍しい相談内容から相手が分かることもあるため、個別情報を持ち込まず、文章の役割から組み立てます。法的な匿名加工情報を作る手順ではありません。
架空の条件で使える依頼文を見る（利用が認められた環境で試してください）
1．AIに頼む前に、手元で仕事を小さくする
今回ほしいのは「相手の事情の分析」ではなく、「問い合わせを受け取り、確認後に連絡する文面」とします。目的がこの範囲なら、氏名や注文番号、具体的な金額は文章を整えるために必要ありません。
以下はすべて説明用の架空例です。
| 原文にあり得る情報 | ひな形での扱い |
|---|---|
| 氏名・会社名・メール署名 | 入れない。宛名は送信前に手元で追加 |
| 住所・注文番号・契約番号 | 入れない。照合は社内の承認された環境で行う |
| 具体的な病歴・家族事情・苦情の経緯 | 原文を渡さず、「事情に配慮した受付文」という文章の目的だけを残す |
| 希望日・返金額・対応期限 | 確定していない条件は入力せず、約束を作らないよう指定 |
2．架空の条件だけでひな形を頼む
コピーして使う場合も、まず所属先で利用が認められたサービス・用途かを確認してください。未承認なら、AIに送らず手元のテンプレートを使います。
この欄は読み取り専用です。顧客情報は入力しないでください。ボタンが使えない場合は文章を選択してコピーできます。
原文のファイルを添付したり、画面写真を渡したりすると、本文で削った情報が別経路で入ることがあります。この練習では添付も使いません。「まず原文をAIに匿名化させる」方法では、加工前の情報をすでに送ってしまいます。
3．出力に、勝手な約束がないかを見る
例えば「明日までに必ず返金します」と出たら、丁寧な表現でも使えません。依頼していない期限と返金を足しているためです。「お問い合わせを受け付けました。内容を確認のうえ、あらためてご連絡いたします」のように、確認済みの対応だけを残します。
実際の宛名や案件の情報は、承認された作業環境で人が加えます。返金可否などをAIの文章から決めず、社内の判断結果と照合してから送信します。
4．個別情報が必要なら、設定だけで結論を出さない
個人情報保護委員会は、事業者に対し、入力が利用目的に必要な範囲かを確認することや、個人データの機械学習利用等への注意を示しています。利用規約・プライバシーポリシーと、所属先のルールを確認する必要があります。氏名の置換や「学習なし」の設定だけで、どんな入力も許されるわけではありません。
具体的な情報がなければ業務ができないときは、個人判断で貼り付けず、情報管理担当者に利用環境と入力範囲を相談します。
保存先も気になる場合は、「学習なし」と「保存しない」の違いを確認してください。
出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（2023年6月2日、PDF）。確認日：2026年10月11日。例文・整理表は当サイト作成。
補足：Claudeで作った資料を、誰に見せるかも分けて決める
社内向けの返信ひな形を資料として残すなら、入力の許可に加えて、完成物の共有範囲も確認します。2026年10月16日確認の公式案内では、Claude EnterpriseのDocs・Slides・Designの既定有効化日は2026年10月15日とされています。Teamでは既定で有効です。これから利用する場合は、管理者に「返信ひな形を社内だけで共有したい」と用途を伝え、組織設定のArtifactsで、必要なテンプレートが有効かを確認してもらいます。日付だけで自社の設定を判断せず、現在の画面で確かめてください。利用しないテンプレートは管理者が無効にできます。
- 作れるか
- テンプレートの有効・無効を確認する。
- 社外へ見せられるか
- External sharingと社外へのメール招待は別々の設定。テンプレートが有効でも、社外共有の許可とは同じではない。
- 入力してよい情報か
- 所属先の規則・契約・利用目的で判断する。本記事の架空例から始める。
たとえば社内の受付文をDocsで作る用途と、顧客へSlidesのリンクを送る用途は、同じ承認にまとめません。確認時点ではDocsは社外共有に未対応です。担当者は「用途／テンプレート／共有相手／入力情報」の4点を管理者へ伝えると、必要な設定を分けて相談できます。
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